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讓插件為Office“插”上“翅膀”

發布時間: 2012/7/21 13:56:36

Office軟件：我多么重要，辦公族天天與我打交道。要是沒了我，哼哼……

　　Office插件：老兄，偶十分敬佩你，但是如果你與我聯合起來，便能獲得更強大的力量！我的口號是：幫你伸長手腳，強健體魄，事半功倍，你的不足，我來補！讓不能變成可能，讓繁瑣變得簡單！

　　一、Office 公用插件

　　1.兄弟們都來實現簡繁轉換

　　有時候需要處理一些繁體辦公文件，盡管認識那些繁體文字，但是閱讀起來還是吃力。Word中提供了簡繁的轉換功能，可是對于Excel、PPT、Access等等Office組件來說，這項功能在典型默認安裝中沒有提供。別著急，安裝上了Office XP/2003 簡繁轉換程序，一切可以輕松搞定。

　　到這里將Office XP/2003 簡繁轉換工具下載（這是一個只有340KB的小程序，但功能可不小）。下面就以在Excel中實現簡繁轉換功能為例，來測測它的功力吧。

　　第一步：將Office XP/2003 簡繁轉換程序安裝到計算機之中并打開Excel文件，就可以看到在“工具”菜單下面增加了一個“中文間繁轉換”子菜單，其中包含了“轉換為簡體中文”和“轉換為繁體中文”兩項。

　　小提示：Office XP/2003 簡繁轉換程序安裝后，在Office其他組件中的“工具”菜單中也會出現此選項。

　　第二步：當選中單元格中的需要轉換的文字時，只要選擇“轉換為簡體中文”或者“轉換為繁體中文”選項即可完成簡繁文字的轉換，而且被轉換的文字只是單元格中的內容，其他部分還會保持原樣。如果想要轉換單張或者多張工作表，只要單擊工作表標簽，然后使用“中文簡繁轉換”菜單中的相應命令即可。這里要注意如果在工作表中內嵌文本框的話也會一并被轉換了。

　　小提示：如果要想轉換多張工作表，只需要按住Ctrl鍵，然后逐個單擊要轉換的工作表標簽，再使用“中文簡繁轉換”即可。其他的Office組件的簡繁轉換操作與上面的操作類似，有了它就再也不用面對滿屏的繁體文字了。

　　2.急診名醫文件修補器

　　領導要出門開會，臨走前留了一份“長篇大論”的任務，要求務必在短時間內完成。可憐的筆者熬了大半宿，終于將這項艱苦的任務完成了，然而第二天準備交給領導的時候卻發現再次打開文檔時，提示“文件已損壞，無法打開”的字樣。挨領導批評事小，如果耽誤了重要的工作進程，可不是鬧著玩的。

　　難道就這樣使辛勞的工作化為烏有嗎？一款小軟件，解決了這場危機。“Office文件修補器”這款軟件個頭雖小（只有1901 KB），但是它卻能夠修復大部分遭到損壞的Office文檔。

從這里將它下載下來并進行安裝，在安裝過程中它會詢問需要安裝的軟件，這時在列表框中選擇相應的復選框，然后一路“Next”即可安裝好。安裝完畢后，不但可以在“程序”菜單中就可以看到生成的程序項，而且還能夠在Office組件的菜單里自動加入"Recover"選項，方便使用。

　　它修復的方法很簡單，但非常有效。以修復破損的Word文檔為例，啟動“WordRecovery”并進入到主界面中，如圖2所示。單擊“Recover”按鈕，在彈出的對話框中找到要修復的Word文檔，即可實現對文檔進行修復，并且還會自動地在Word中打開那個修復好的文件。其他Offcie文檔的修復方法與上面的操作類似。

　　二、Word插件

　　1、公式之神MathType

　　作為一名教師，在使用Word時，會經常遇到公式輸入的問題，對于簡單的公式輸入起來還算容易，可以當遇到非常復雜的公式，可就一籌莫展了，不但消耗了大量的精力，而且浪費了許多寶貴的時間，結果也總不盡如人意。安裝了公式編輯器這個插件，就可以在Word輕松實現公式以及符號的輸入，大大減輕煩惱。

　　第一步：從http://www.mathtype.com/en/products/mathtype/中將MathType下載下來并安裝，然后就可以從程序菜單中或者在Office組件中通過從主菜單中選擇 "插入→對象" 命令，在彈出的對話框中的“新對象”內進行選擇它。

　　小提示：打開Word，首先會彈出一個“安全警告”對話框，詢問你是否啟用“MathType V5.2a”插件，這是因為很多第三方的插件都是基于“宏”來嵌入和運行的，而處于安全的考慮，一般都將“宏”的安全性默認為高，這樣一些第三方的插件就無法運行了。其實解決的方法很簡單，只要將“宏”的安全性設置為較低一些，并通過“啟用宏”命令即可運行所安裝的插件了。

　　第二步：打開MathType，它附加了七十多種專用符號字體，數百種公式符號和模版，涵蓋數學、物理、化學、地理等科學領域。在界面上方的工具欄中集成了許多常用的數學符號及公式按鈕，選擇并單擊這些按鈕即可插入到工作區中。在工具欄的下方分門別類地設置了“代數學”、“微分”、“統計學”、“矩陣”、“集合”、“三角函數”、“幾何學”中常用的公式模板和疑難符號，對快速輸入非常有幫助。另外雙擊界面下方狀態條上的“類型”、“大小”、“縮放”、“顏色”選項，還可以對其進行自定義的設置。

圖1 用MathType輸入數學公式

　　第三步：公式編輯完成后，其保存與再使用也非常方便。在打開Word文檔使用“MathType”進行公式編輯后，可以選擇“關閉并返回文檔”，也可以將編輯好的公式“副本另存為”*.wmf的Windows圖元文件格式，在使用時可以直接粘貼到Word文檔中，也可以通過MathType再次編輯。

2、我的文檔不要動

　　領導給了一份非常重要的材料，并且再三囑咐，其中的一些內容不要讓無關的人看到，可是這臺電腦經常有人使用，如果他們打開Word時就會很容易看到機密文件的內容。雖然可以使用Word自帶的加密功能，但是這項功能適合應用于通篇文檔的加密，如果只想要對文檔部分的內容進行加密的話，它就無能為力了。

　　還好在這里找到了Word Redaction，這款專門用于加密文檔部分內容的小工具，使這一問題應刃而解。

　　第一步：將Word Redaction安裝好后打開Word，就會發現在其中多了一個Redaction工具欄，它包含了六個按鈕，分別為“Mark（標記）”、“Remove Mark（移除標記）”、“Show Marks（顯示標記）”、“Hide Marks（隱藏標記）”、“Redact Document（修訂文檔）”以及“Help（幫助）”按鈕。另外當在工作區中單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中也會發現多出來了“Redaction”菜單命令。

　　第二步：選中要加密的文字，可以使用鼠標左鍵拖曳再加上Ctrl鍵來完成多段文字選擇，然后單擊Redaction工具欄中的“Mark”按鈕將其標記上，被標記的部分顯示為灰色的底紋。

　　小提示：標記過程中，用戶可隨時使用Remove Mark移除所有文檔中的標記。也可以使用Show/Hide Mark按鈕，用來顯示/隱藏標記。

　　第三步：單擊“Redact Document”按鈕即可將當前文檔轉換為加密文檔。另外在進行加密之前，系統會進一步提示你確認加密的內容，因為文檔加密的過程是不可逆的。同時在加密時還會有進度提示框顯示當前工作完成情況。

　　第四步：最后系統會繼續彈出對話框，用以確定加密文檔標記為“只讀”還是“編輯”屬性。選擇完成后，Word將自動創建一個以“文檔X”命名的新文檔，這就是需要的加密文件了。

　　三、Excel插件

　　1.函數庫功能擴擴擴

　　平時利用Excel計算一些數據的總和、平均數等等，手到擒來，今天表妹求助，要將電子表格中指定的阿拉伯數字轉換成相應的中文大寫金額，并且計算所得稅額，這在Excel現有的函數庫中找不到現成的計算公式。

　　這難不倒筆者，特意從這里中將“Excel Home 擴展函數庫(EHFL21P.XLA)”這個小插件下載下來。Excel Home 擴展函數庫也是以加載宏的方式來使用的，所以在安裝時要注意宏的設置，首先應該將其級別調節的低一些，然后再單擊菜單欄中的“工具→加載宏”命令，瀏覽并找到Excel Home 擴展函數庫并將其加載上即可。

　　Excel Home 擴展函數庫的使用與Excel內置的函數庫使用的方法一樣，單擊Excel函數輸入框上的“fx”按鈕，在彈出的“插入函數”對話框中選擇“用戶定義”類別即可使用這些新增的函數了。

圖2 Excel Home 擴展函數庫有眾多現成的函數

　　2.超級助力Excel工具集

　　Excel的功能非常強大，雖然足以應付一般的工作需求，但它也并不是十分完美，仍然缺少一些實用的功能，比如將工作表轉換為圖片、輸出圖表為圖片等等，而"Excel超級工具集"恰好在這些方面提供了很多Excel未提供的功能，甚至包括英語輔助學習、隨機數生成等功能。它同樣也是以宏的方式來加載并使用的。加載后，就會在Excel的主單欄中看到它，如圖7所示。它包含了四大類：工作表工具、圖表工具、其他工具以及學習工具，每一類中又包含了多個實用工具，如以圖形方式輸出區域、單元格3維效果、隨機數生成器、英語365句等等，使用起來既簡單又方便。

四、PPT插件

　　1.讓Flash輕松在PPT中安家

　　將作品向大家演示，通常都會使用PPT，因為它操作簡單，幻燈片切換效果及特效非常的豐富，然而它在動畫制作方面卻顯得先天不足，無法提供更多、更漂亮的動畫制作功能，而Flash卻恰恰是一款動畫制作的利器，但是其復雜的操作卻讓筆者望而生畏，雖然可以利用PPT中的控件可以添加上Flash動畫，其英文設置卻看得不十分懂，那么如果才能夠將PPT和Flash有機地結合到一起，使演示文稿錦上添花呢？

　　Swiff Point Player這款PPT插件可以輕松地實現PPT與Flash的完美結合。在這里下載下來并安裝好后，打開PPT就可以在“插入”菜單中看到“Flash Movie”命令。它的使用非常簡單，單擊“Flash Movie”命令，在彈出的對話框中找到Flash文件，即可將其插入到某一張幻燈片上了，然后像調節圖片大小一樣的對插入的Flash文件進行調節，最后就可以進行播放了，而且效果非常流暢。

圖3 用Swiff Point Player在PPT中插入Flash

　　2.讓幻燈片的動畫效果更豐富

　　要上公開課了，感覺自己做的幻燈片效果不夠豐富，翻來覆去就那幾種特效，太乏味了。在網上翻了個底朝天，終于找到了一個PPT幻燈片的3D效果插件，它自帶13種3D動態效果，利用它就可以制作圖、文、聲并茂的3D動畫幻燈片了。

　　在這里下載并安裝后，打開PPT，就可以看到新增加的“PowerPlugs”工具欄，操作非常簡單，跟平時設置幻燈片動畫一樣。首先設計好幻燈片，然后單擊“Add 3D Transition”按鈕，打開“PPT插件變換”對話框，在其中就可以通過選擇“Style”下拉列表中的多種漂亮效果，以創建出超炫的演示作品，而且還可以通過“Slow”、“Medium”、“Fast”三個選項來設置動畫演示的速度。參數設置完畢后就可以單擊“View Show With 3D”按鈕播放幻燈片了。

　　PPT 3D效果插件非常豐富好看，功能設置也很多，強烈建議大家親自來體驗一下超酷的3D效果。