ERP：業(yè)務(wù)流程評(píng)述之銷(xiāo)售退貨折讓流程

　　1、 當(dāng)質(zhì)量發(fā)生問(wèn)題時(shí)，一是跟客戶(hù)協(xié)商一致，直接在應(yīng)收帳款上進(jìn)行折讓。

　　2、 當(dāng)有質(zhì)量瑕疵時(shí)，有時(shí)候可能只是一些外觀上的質(zhì)量瑕疵，如商標(biāo)貼錯(cuò)了等等。遇到這種瑕疵時(shí)，有可能會(huì)要求客戶(hù)自己安排人員進(jìn)行返工。只是我們企業(yè)要支付一定的返工費(fèi)用。這種情況，也可以通過(guò)貨款折讓作業(yè)處理。

　　3、 有時(shí)候，出于一些特殊的需要，還可以通過(guò)貨款折讓作業(yè)，來(lái)對(duì)應(yīng)收帳款進(jìn)行調(diào)整。

　　總之，貨款折讓在企業(yè)中應(yīng)用的還是比較多的流程。不過(guò)，有些企業(yè)可能在ERP使用之前，對(duì)于貨款折讓作業(yè)管理比較松散，導(dǎo)致在利用系統(tǒng)管理貨款折讓作業(yè)的時(shí)候，有點(diǎn)力不從心。下面，我就結(jié)合我的一個(gè)客戶(hù)的案例，談?wù)勜浛钫圩屪鳂I(yè)在ERP系統(tǒng)中運(yùn)行的注意點(diǎn)。

　　下圖，是我一個(gè)客戶(hù)的貨款折讓流程。

　　第一步：業(yè)務(wù)員對(duì)客戶(hù)提出的貨款折讓請(qǐng)求進(jìn)行審核。

　　當(dāng)客戶(hù)遇到質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，他會(huì)跟企業(yè)的業(yè)務(wù)員進(jìn)行協(xié)商處理的方法，看看到底是進(jìn)行貨款折讓呢，還是退貨處理。因?yàn)槠髽I(yè)的客戶(hù)覺(jué)得這筆貨時(shí)間比較急，若再退回去進(jìn)行返工處理的話(huà)，可能會(huì)趕不上交期。而且，該批產(chǎn)品只是商標(biāo)出現(xiàn)了問(wèn)題，客戶(hù)企業(yè)可以自己進(jìn)行返工處理。但是，必須向企業(yè)收取一定的返工費(fèi)用。后來(lái)，企業(yè)客戶(hù)經(jīng)過(guò)核算，該筆產(chǎn)品總共價(jià)款為100萬(wàn)，返工費(fèi)用預(yù)計(jì)為1萬(wàn)。企業(yè)的客戶(hù)就向企業(yè)提出了折讓1萬(wàn)元貨款的折讓申請(qǐng)書(shū)。

　　企業(yè)收到這1萬(wàn)元的貨款折讓書(shū)的時(shí)候，就要對(duì)該申請(qǐng)書(shū)進(jìn)行審核。若企業(yè)同意的話(huà)，則就在系統(tǒng)里審核折讓申請(qǐng)書(shū)，并通知財(cái)務(wù)與客戶(hù)。

　　最佳應(yīng)用：

　　1、在建立折讓申請(qǐng)書(shū)的時(shí)候，可以跟銷(xiāo)售定單關(guān)聯(lián)，也可以不進(jìn)行關(guān)聯(lián)。是否要進(jìn)行關(guān)聯(lián)，主要是根據(jù)企業(yè)的管理要求來(lái)定的。若企業(yè)對(duì)于應(yīng)收帳款的管理要求比較嚴(yán)格，為了日后稽核的方便，則最好把折讓申請(qǐng)書(shū)跟銷(xiāo)售定單關(guān)聯(lián)起來(lái)。如此的話(huà)，在后面沖銷(xiāo)應(yīng)收帳款的話(huà)(如果該張應(yīng)收帳款還沒(méi)有付款的話(huà))，就會(huì)直接沖減該張銷(xiāo)售定單對(duì)應(yīng)的應(yīng)收帳款，而不用用戶(hù)手工的去選擇，到底要沖銷(xiāo)哪一筆應(yīng)收款項(xiàng)。若不進(jìn)行關(guān)聯(lián)，則財(cái)務(wù)在操作的時(shí)候，就比較有靈活性，可以跟任何一筆應(yīng)收帳款，只要應(yīng)收帳款還沒(méi)有付款，就可以進(jìn)行沖銷(xiāo)。但是，很明顯，如此做的話(huà)，對(duì)于以后的查詢(xún)與稽核會(huì)比較麻煩。而且，財(cái)務(wù)每次沖銷(xiāo)作業(yè)完成后，還需要特別的向業(yè)務(wù)員強(qiáng)調(diào)，沖銷(xiāo)了哪筆應(yīng)收帳款。處理起來(lái)，就相對(duì)的麻煩一點(diǎn)。所以，我在系統(tǒng)實(shí)施的時(shí)候，還是建議用戶(hù)要跟具體的銷(xiāo)售定單，甚至是銷(xiāo)售定單中的行項(xiàng)目進(jìn)行關(guān)聯(lián)。是否要進(jìn)行關(guān)聯(lián)可以通過(guò)系統(tǒng)單據(jù)設(shè)置，進(jìn)行強(qiáng)制的控制。控制的級(jí)別有不予關(guān)聯(lián)、關(guān)聯(lián)警告、強(qiáng)制關(guān)聯(lián)等等，用戶(hù)可以根據(jù)自己的需要進(jìn)行配置。

　　2、折讓申請(qǐng)書(shū)在建立的時(shí)候，會(huì)去判斷某個(gè)特定的銷(xiāo)售定單循環(huán)有否關(guān)閉。一般來(lái)說(shuō)，銷(xiāo)售循環(huán)的話(huà)，要經(jīng)過(guò)如下環(huán)節(jié)，銷(xiāo)售定單-銷(xiāo)售出貨-銷(xiāo)售結(jié)帳-銷(xiāo)售付款。若某張銷(xiāo)售定單出貨了，或者產(chǎn)生了應(yīng)收帳款，該張銷(xiāo)售定單的銷(xiāo)售循環(huán)還沒(méi)有關(guān)閉。只有到銷(xiāo)售定單對(duì)應(yīng)的款項(xiàng)已經(jīng)付清的話(huà)，系統(tǒng)才會(huì)認(rèn)為該筆銷(xiāo)售定單循環(huán)已經(jīng)結(jié)束了。企業(yè)用戶(hù)在系統(tǒng)里開(kāi)立貨款折讓書(shū)、進(jìn)行定單關(guān)聯(lián)的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)去判斷關(guān)聯(lián)的銷(xiāo)售定單(甚至是某個(gè)特定的行項(xiàng)目)，貨款是否已經(jīng)付清。若已經(jīng)付清了，則在單據(jù)審核的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)提醒用戶(hù)，該銷(xiāo)售定單已經(jīng)付清款項(xiàng)了，在沖銷(xiāo)應(yīng)收帳款的時(shí)候，不能對(duì)應(yīng)銷(xiāo)售定單關(guān)聯(lián)的應(yīng)收帳款了。

　　第二步：財(cái)務(wù)進(jìn)行折讓作業(yè)。

　　若業(yè)務(wù)員經(jīng)過(guò)一定的審核程序，同意客戶(hù)的貨款折讓申請(qǐng)書(shū)之后，就要把處理的結(jié)合告訴客戶(hù)以及財(cái)務(wù)。企業(yè)客戶(hù)會(huì)根據(jù)這個(gè)進(jìn)行應(yīng)收帳款的處理;而企業(yè)的財(cái)務(wù)則會(huì)根據(jù)這個(gè)進(jìn)行相關(guān)的折讓作業(yè)。

　　1、財(cái)務(wù)部門(mén)收到銷(xiāo)售部門(mén)的貨款折讓通知書(shū)之后，首先，會(huì)在系統(tǒng)中做相關(guān)的憑證。憑證的制作方法也有兩種。一是手工開(kāi)憑證，如此的話(huà)，憑證就沒(méi)有前置單據(jù)，就無(wú)法跟銷(xiāo)售定單、貨款折讓通知單進(jìn)行關(guān)聯(lián);在憑證審核的時(shí)候，也不會(huì)更新貨款折讓通知單的狀態(tài)。二是進(jìn)行由貨款折讓通知書(shū)轉(zhuǎn)換折讓?xiě){證作業(yè)。在系統(tǒng)中，運(yùn)行這支作業(yè)，可以根據(jù)貨款折讓通知書(shū)自動(dòng)生成折讓?xiě){證。用戶(hù)可以根據(jù)需要，一次性轉(zhuǎn)換多張貨款折讓單。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)客戶(hù)及所關(guān)聯(lián)的銷(xiāo)售定單的不同，產(chǎn)生不同的折讓?xiě){證。這顯然大大提高了財(cái)務(wù)用戶(hù)的工作效率，而且，單據(jù)的準(zhǔn)確性也會(huì)高許多。在轉(zhuǎn)換過(guò)程中，要注意一個(gè)選項(xiàng)-合并折讓單選項(xiàng)。這個(gè)選項(xiàng)，不要隨便用。他的設(shè)計(jì)是為那些不需要銷(xiāo)售定單、貨款折讓通知書(shū)、折讓?xiě){證一一對(duì)應(yīng)的話(huà)，就可以采用此功能。選種這個(gè)選項(xiàng)后，系統(tǒng)在轉(zhuǎn)換的時(shí)候，會(huì)把同一個(gè)客戶(hù)的折讓通知書(shū)，即使其關(guān)聯(lián)到不同的銷(xiāo)售定單，把他們合并成一張折讓?xiě){證。如此的話(huà)，在沖銷(xiāo)應(yīng)收帳款時(shí)，就不能夠?qū)?yīng)到具體的銷(xiāo)售定單。

　　2、財(cái)務(wù)部門(mén)把折讓?xiě){證制作好之后，由相關(guān)人員進(jìn)行審核。審核完畢后，就需要做一個(gè)判斷，如何去沖銷(xiāo)應(yīng)收帳款。上面我們提到夠，沖銷(xiāo)應(yīng)收帳款有兩種方法。一是沖銷(xiāo)特定的應(yīng)收帳款。也就是說(shuō)，在折讓通知書(shū)或者折讓?xiě){證上，有銷(xiāo)售定單或者出貨單的關(guān)聯(lián)，則系統(tǒng)會(huì)根據(jù)這些信息去沖銷(xiāo)對(duì)應(yīng)的應(yīng)收帳款，當(dāng)然，前期是該應(yīng)收帳款還沒(méi)有收款。若該應(yīng)收帳款的收款狀態(tài)為已經(jīng)收款，則系統(tǒng)會(huì)提示用戶(hù)，這筆應(yīng)收帳款已經(jīng)關(guān)閉，不能再?zèng)_銷(xiāo)。遇到這種情況的話(huà)，則財(cái)務(wù)人員只能采取第二種沖銷(xiāo)方式。二是財(cái)務(wù)隨意選擇一張應(yīng)收帳款進(jìn)行沖銷(xiāo)。當(dāng)某個(gè)特定的應(yīng)收帳寬已經(jīng)收完款，或者企業(yè)對(duì)于貨款折讓控制的不強(qiáng)的話(huà)，則可以采用這種方式進(jìn)行沖銷(xiāo)。不過(guò)，為了以后查詢(xún)的方便，即使采用這種沖銷(xiāo)方式，我還是覺(jué)得用戶(hù)最好在沖銷(xiāo)的時(shí)候，能夠在備注中注明一下。我在項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)候，一般都是建議用戶(hù)按照第一種方式進(jìn)行沖銷(xiāo)，如此的話(huà)，單據(jù)的前后關(guān)聯(lián)性就會(huì)很強(qiáng)。

　　最佳應(yīng)用：

　　1、單據(jù)的傳遞，如貨款折讓通知書(shū)，若手工去傳遞的話(huà)，顯然會(huì)很麻煩。我們能否在貨款折讓通知書(shū)審核的時(shí)候，系統(tǒng)自動(dòng)把該通知發(fā)送給客戶(hù)及財(cái)務(wù)人員呢?其實(shí)，這是可行的。我現(xiàn)在使用的ERP系統(tǒng)已經(jīng)有了跟郵件系統(tǒng)的集成接口。只需要這個(gè)接口，就可以跟企業(yè)內(nèi)部的郵箱服務(wù)器進(jìn)行集成。當(dāng)貨款折讓書(shū)進(jìn)行審核的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)相關(guān)設(shè)置，自動(dòng)把貨款折讓書(shū)發(fā)送給財(cái)務(wù)與客戶(hù)，如此的話(huà)，就方便了相關(guān)人員的工作。不過(guò)，這里也要注意一點(diǎn)，我們發(fā)給客戶(hù)與發(fā)給企業(yè)內(nèi)部用戶(hù)，如財(cái)務(wù)其貨款折讓通知書(shū)的格式與內(nèi)容可能是有差異的。企業(yè)要先根據(jù)實(shí)際情況，把格式定義出來(lái)，免得到時(shí)候出洋相。為了保險(xiǎn)起見(jiàn)利用這個(gè)功能之前，最好先進(jìn)行測(cè)試，以保證設(shè)置的準(zhǔn)確性。若現(xiàn)在你們使用的這個(gè)軟件，沒(méi)有這個(gè)功能的話(huà)，其實(shí)，只要通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的觸發(fā)器，也是很容易實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。

　　2、貨款折讓書(shū)的來(lái)源。我們不僅可以根據(jù)銷(xiāo)售定單生成貨款折讓單，也可以根據(jù)出貨單生成貨款折讓單。具體貨款折讓書(shū)采用哪種來(lái)源，企業(yè)用戶(hù)根據(jù)自己的需要進(jìn)行選擇。兩者的流程與操作，沒(méi)有本質(zhì)的區(qū)別，都是換湯不換藥的。主要是考慮用戶(hù)自己的操作習(xí)慣。

　　3、強(qiáng)調(diào)單據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性。ERP系統(tǒng)中，各種單據(jù)的前后關(guān)聯(lián)性很強(qiáng)，而且，后面的單據(jù)往往會(huì)對(duì)來(lái)源單據(jù)進(jìn)行一些狀態(tài)的更新操作。如在貨款折讓書(shū)生成折讓?xiě){證的作業(yè)，系統(tǒng)就會(huì)在貨款折讓書(shū)上，自動(dòng)更新折讓?xiě){證的號(hào)碼，如此的話(huà)，在貨款折讓書(shū)上，就可以關(guān)聯(lián)查詢(xún)到折讓?xiě){證;同時(shí)，當(dāng)折讓?xiě){證審核之后，在貨款折讓通知書(shū)上，就會(huì)顯示該折讓?xiě){證的運(yùn)行狀態(tài)，還會(huì)自動(dòng)關(guān)閉折讓折讓通知書(shū)，表示該折讓通知書(shū)已經(jīng)生成了憑證，并且，該憑證已經(jīng)審核完畢。如此的話(huà)，對(duì)于用戶(hù)進(jìn)行查詢(xún)及轉(zhuǎn)換作業(yè)的時(shí)候，就非常的方便。在轉(zhuǎn)換的時(shí)候，就不會(huì)顯示已經(jīng)轉(zhuǎn)換過(guò)的折讓通知書(shū)，也就不會(huì)發(fā)生重復(fù)轉(zhuǎn)換的情況。所以，我在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，多次強(qiáng)調(diào)單據(jù)之間要相互關(guān)聯(lián)，盡量采用系統(tǒng)自帶的轉(zhuǎn)換功能，而不要手動(dòng)的開(kāi)立單據(jù)。

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