鋼鐵企業(yè)ERP采購系統(tǒng)分析與流程設計

　　隨著中國在世界制造業(yè)中心地位的逐步確立，實施ERP無疑已經(jīng)成為眾多制造企業(yè)提升經(jīng)營管理效率的第一選擇。2001年國內(nèi)鋼鐵行業(yè)中，寶鋼、濟鋼、承鋼、武鋼、首鋼、湘鋼等鋼鐵企業(yè)已成功實施了一期ERP，漣鋼，鞍鋼，韶鋼等鋼鐵企業(yè)都相繼著手策劃實施ERP。目前，這一趨勢以及ERP市場在中國的發(fā)展還有一段路程要走，主要是ERP的技術還沒有達到預期的目標。從價格角度講，這兩年EftP的rt服務商不斷增加，也使得價格競爭加劇，企業(yè)實施ERP 的成本降低，因此，ERP成為鋼鐵企業(yè)提高企業(yè)競爭力的重要途徑。

　　1.1韶鋼簡介

　　廣東省韶關鋼鐵集團有限公司(簡稱韶鋼)現(xiàn)有員工1.62萬人，在崗員工1.34萬人，專業(yè)技術人員4100人韶鋼從原材料進廠到成品出廠，經(jīng)過礦石混勻、燒結(jié)、煉鐵、煉鋼、連鑄、軋材等多道主體工序，配套工序有煉焦、制氧、動力、熱電等。“九五”期間，韶鋼的基建技改投資規(guī)模達到了52億元，從 2000年開始，先后進行了大電爐、大高爐、大制氧、大轉(zhuǎn)爐、熱電工程、高線、爐卷、大燒結(jié)、大原料等十多個主體工程及二十多個配套工程的建設。

　　根據(jù)韶鋼整個業(yè)務流程以及采購管理需求的分析，現(xiàn)把韶鋼采購管理業(yè)務常規(guī)需求歸納如下：

　　1)請購單管理

　　2)備件、材料及辦公用品采購計劃管理

　　3)采購訂單管理

　　4)備件、材料及辦公用品的采購

　　5)備件進口業(yè)務處理

　　6)備件、材料退貨處理

　　7)合同評審流程

　　8)供應商選擇管理

　　9)采購報表

　　1.2 韶鋼設備備件公司簡介

　　韶鋼設備備件公司是韶鋼的專業(yè)采購管理部門。職責一是負責韶鋼所屬的基建、技改及小改小革工程設備的采購供應和管理工作;二是負責韶鋼社區(qū)范圍內(nèi)的集團有限公司所屬各單位、各子公司及所屬單位生產(chǎn)及社區(qū)服務設施、公共設施的通用及非標備品備件，包括備件、機電產(chǎn)品、儀器儀表及配件、鐵路和汽車運輸設備和配件(包括工程機械)、通訊設備、醫(yī)療設備及零星固定資產(chǎn)等，這二塊的資金走向不一樣，特點也不一致。工程設備的采購資金是由集團公司投資，其特點是成套、金額大、一次性。備品備件的資金是由使用單位(各生產(chǎn)廠)承擔，其特點是零星、金額相對較小、長期性。

　　設備備件的采購管理隨著中國社會從計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟的轉(zhuǎn)型并逐步成熟而發(fā)生了巨變，設備備件市場經(jīng)歷了從賣方市場到買方市場再到交叉混合市場的變化。韶鋼設備備件公司面對來自生產(chǎn)備件和技改設備的雙重采購任務，如何規(guī)范、高效地切實履行好自己的職責，一直是采購管理部門不斷深入研究的課題。

　　2 采購管理系統(tǒng)的總體設計思想

　　2.1 系統(tǒng)需求

　　韶鋼在建立以Oracle 11i產(chǎn)品為核心的ERP系統(tǒng)以前，信息“孤島”林立導致數(shù)據(jù)采集的速度和一致性不能滿足企業(yè)的發(fā)展。

　　1)財務、生產(chǎn)和物流是鋼鐵行業(yè)運營的重要環(huán)節(jié)，也是韶鋼建立領先信息體系的首要需求。

　　2)韶鋼的第二項需求就是提高生產(chǎn)效率。

　　物流和營銷環(huán)節(jié)也是韶鋼關注的焦點。鋼鐵企業(yè)的銷售環(huán)節(jié)直接影響其生產(chǎn)策略和財務策略，同時也為企業(yè)制定階段性的戰(zhàn)略發(fā)展策略提供了依據(jù)。在企業(yè)的人事管理、信息交流、素質(zhì)培訓等方面，韶鋼也急需強化，總之韶鋼的需求是多方面和全方位的。

　　2.2 系統(tǒng)功能模塊劃分

　　ERP系統(tǒng)以生產(chǎn)計劃流為主線，分物業(yè)管理、生產(chǎn)管理、庫存管理、采購管理、人力資源管理、帳務監(jiān)管和系統(tǒng)管理7個子系統(tǒng)。各個系統(tǒng)既能獨立運行，又能組織一個大系統(tǒng)協(xié)同運行，子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)高度共享，其中采購管理系統(tǒng)不僅要能處理ERP主計劃提出的采購要求并及時反饋執(zhí)行情況，還要提供對供需鏈管理的相關支持。采購過程中伴隨著相應的物流、資金流和信息流。

　　3 總體的業(yè)務需求

　　1)對于生產(chǎn)、維修以及辦公等需要的材料、備件、以及辦公用品，由需料單位直接在系統(tǒng)內(nèi)提報需求計劃，以縮短溝通途徑，提高整個提報過程的效率，減少人丁重復丁作。采購部門的計劃員需針對月度需料情況進行計劃的平衡和匯總，形成物資的采購申請計劃。

　　2)對于不同的物資類別，以及不同的需求性質(zhì)(如生產(chǎn)維修、大中修、項目等)必須有不同的審批路徑。

　　3)對于部分材料及通用備品備件采用庫存最大-最小計劃，記錄物料的最高最低儲備定額，有效控制庫存水平能夠查詢請購明細及匯總、庫存明細及匯總等信息。

　　3.1 設備備件公司備品備件采購業(yè)務流程調(diào)查

　　設備備件公司采購管理流程經(jīng)過幾次的改造和優(yōu)化，已經(jīng)形成一個比較成熟和完善科學管理體系，并且采用了相對比較完善的計算機信息管理系統(tǒng)來完成采購任務，備件管理的全過程。原有的備件采購管理信息系統(tǒng)是由內(nèi)部人員用Delphi 6.0自行開發(fā)，后臺數(shù)據(jù)庫用大型數(shù)據(jù)庫Oracle8i，軟件架構(gòu)為C/S兩層模式，首先制造部門的計劃管理人員根據(jù)實際生產(chǎn)所需，在系統(tǒng)上申報所需物料，經(jīng)過制造部門的相關審核人員審核后，計劃提交采購部門的主管，并會由系統(tǒng)產(chǎn)生物料相關的信息，例如：價格、庫存現(xiàn)有量、在途數(shù)量等，這些信息將提供給采購部門的計劃審批人員，為他們審批計劃提供相關的依據(jù)。經(jīng)過審批的計劃，將會重新分配組合后，分發(fā)給相關的采購人員做采購計劃，再交給管理層審批，審批后，采購人員進行詢價、報價之后做采購申請，采購申請經(jīng)管理層人員審批后，與供應商簽訂采購合同，物料到貨后，將在系統(tǒng)中做到貨的登記及驗收，驗收合格的物料將在結(jié)算員處做合同入庫和財務承付通知，同時，倉儲管理人員可以辦理倉庫的入庫和出庫手續(xù)。

　　在ERP項目中，業(yè)務流程的再造是重中之重，業(yè)務流程優(yōu)化的核心思想是減少非增值活動，減少等待時間、減少重復工作、協(xié)調(diào)工作量，從而提高增值活動效率，主要依據(jù)以下思想和原則：

　　1)實現(xiàn)從傳統(tǒng)面向職能管理轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛄鞒坦芾恚瑢�業(yè)務的審核與決策點定位于業(yè)務流程執(zhí)行的地方，縮短信息溝通的渠道和時間，從而提高對顧客和市場的反應速度;

　　2)強調(diào)業(yè)務流程中每一個環(huán)節(jié)上的活動盡可能實現(xiàn)最大化增值，盡可能減少無效的或不增值的活動，例如去掉不必要的審核等，并從整體流程全局最優(yōu)的目標，設計和優(yōu)化流程中的各項活動;

　　3)要求業(yè)務流程之間盡量實現(xiàn)單點接觸，這不僅有利于流程通暢、責任明確，而且有利于提高內(nèi)、外部顧客的滿意度;

　　4)在手工管理方式下，由于受到人的管理能力局限性約束，一般必須采用授權(quán)分工管理，授權(quán)分工管理必然會在一定程度上導致決策分散化，影響決策的有效性。因此，在建立新型“扁平化”組織運行模式時，重視現(xiàn)代計算機信息技術的應用，以便協(xié)調(diào)業(yè)務分散與管理集中之間的矛盾。

　　鑒此，業(yè)務流程重組的總體思路為：

　　1)實現(xiàn)從面向“職能”管理到面向“流程”管理的轉(zhuǎn)變;

　　2)從“流程”出發(fā)調(diào)整崗位職責、部門職責及績效考核指標;

　　3)明晰企業(yè)控制的三個層次：事先計劃、事中監(jiān)控和事后分析。

　　國內(nèi)的ERP項目有兩種實施方式：一是完全按提供商的產(chǎn)品流程改變企業(yè)的業(yè)務流程;二是按照企業(yè)原有的業(yè)務流程，由提供商定制開發(fā)。兩者各有利弊：前者能夠帶來先進的管理理念，但在具體的業(yè)務環(huán)節(jié)可能并不是非常適合企業(yè)的實際;后者雖然保證具體業(yè)務環(huán)節(jié)的應用效果，但有“墨守成規(guī)”之嫌。韶鋼ERP項目采用兩種方式相結(jié)合。

　　改

　　　4 供應商管理

　　在一個管理先進的企業(yè)中，供應商被看作企業(yè)的一部分。模塊記錄了供應商的各種信息，包括供貨范圍、供貨能力、供貨質(zhì)量以及與本企業(yè)合作的交易記錄以及一套完整的供應商評估流程，采用人工評分與系統(tǒng)自動評分相結(jié)合，合理公正地評估供應商。

　　5 采購結(jié)算

　　模塊包括采購統(tǒng)計、應付款管理和發(fā)票管理，可根據(jù)不同要求統(tǒng)計某段時期的采購情況，生成相應報表根據(jù)采購單制作相應付款計劃生成報表，財務處付款后自動修改供應商的付款記錄，這需要一個與專用財務軟件的接口。若款項完全付清，則對該采購單的跟蹤完成。發(fā)票管理包括發(fā)票登記和查詢。

　　6 系統(tǒng)設計的關鍵

　　建立合理的請購體系，提高效率采購計劃是根據(jù)采購申請制定的，生成采購申請有4種。

　　6.1 采購申請請購

　　在一個相對規(guī)范的采購部門里，所有采購業(yè)務均由分廠的計劃員提出內(nèi)部采購申請，經(jīng)主管部門審核后，由采購部門的計劃員匯總平衡后再生成采購申請，接到采購任務的采購員只需按照采購申請創(chuàng)建采購訂單，整個采購系統(tǒng)處于標準閉環(huán)狀態(tài)。

　　6.2 人工請購

　　在閉環(huán)ERP系統(tǒng)中，不應由手工錄人采購項目，但為實現(xiàn)靈活采購的目的，企業(yè)一般希望有人工請購功能以滿足實際需要。

　　6.3 MRP自動請購

　　生產(chǎn)上需要什么再買什么，不會增加庫存負擔，但無法滿足實際需要，等到生產(chǎn)計劃定好再采購，只會讓生產(chǎn)部門等待，資源利用率低，也會使預計交貨期延長，影響企業(yè)信譽，所以系統(tǒng)應能夠提前請購。根據(jù)歷史采購訂單提供的物料需求量、庫存系統(tǒng)提供的實際庫存量、采購單的在途中采購量和主生產(chǎn)排程等數(shù)據(jù)為依據(jù)，系統(tǒng)可計算出為滿足計劃生產(chǎn)所需的物料，生成請購建議，并以此作為采購計劃的依據(jù)物料采購公式：

　　采購數(shù)量=(需求數(shù)量-庫存數(shù)量-在途數(shù)量+生產(chǎn)預定數(shù)量)×安全系數(shù)

　　6.4 再訂購點法

　　對于易損常消耗件等輔料，通常用再訂購點法請購，它需要在物料文件中設定基本資料，如預設定訂購點、經(jīng)濟訂購量及安全存量等數(shù)據(jù)。一旦總庫存量加上在途量等于或小于訂購點，則發(fā)出數(shù)量為經(jīng)濟訂購量的采購申請。這種作法可以由ERP系統(tǒng)自動請購，它不像MAP那樣需要嚴謹?shù)臄?shù)據(jù)處理，但庫存量要正確，預設訂購點、經(jīng)濟訂購量、安全存量等數(shù)據(jù)也要合理。

　　以上4種請購方式保證了物料需求量的完整性和實時性，是訂單生產(chǎn)式企業(yè)保證交貨期、控制成本的重要手段。

　　7 應用情況

　　該采購管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)其它子系統(tǒng)實現(xiàn)了很好的集成，企業(yè)信息在各部門之間流通加快，數(shù)據(jù)充分共享，性能穩(wěn)定、可靠，為韶鋼帶來了良好的經(jīng)濟效益和社會效益。

　　設備備件管理的勞動生產(chǎn)率大幅提高，2005年韶鋼鋼產(chǎn)量350萬噸，從事設備備件采購管理人數(shù)60人，倉儲人員205人;2007年韶鋼鋼產(chǎn)量450萬噸，從事備件采購管理人數(shù)減少為40人，倉儲人員77人，而且已構(gòu)建完成500萬噸規(guī)模的設備備件采購供應能力，同時業(yè)務范圍不斷擴大、延伸。如對外今年已經(jīng)開展設備備件采購的電子商務，對內(nèi)設備備件倉庫完成了集中管理，已經(jīng)實行24h備件配送服務體系，設備備件隨時隨地直達生產(chǎn)現(xiàn)場。直接經(jīng)濟效益：千元產(chǎn)值備件消耗從管理改革前的2005年的51元/千元產(chǎn)值，下降到2007年的35元/千元產(chǎn)值;備件庫存資金從2005年43000萬元降為2007年的39000萬元，每年降低庫存高達2000萬元。

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