ERP系統(tǒng)升級需考慮清楚

　　那么這家企業(yè)為什么會面臨如此難堪的境地呢?經(jīng)過筆者的了解，其主要問題在于如下幾個方面。

　　一、系統(tǒng)升級不應(yīng)重于形式。

　　的確ERP系統(tǒng)經(jīng)過版本的升級之后，會出現(xiàn)很多新的功能。但是這些新的功能企業(yè)是否用的著呢?或則說，這些新的功能所能夠帶來的價值，跟企業(yè)系統(tǒng)升級過程中所面臨的風險是否對稱呢?其實ERP系統(tǒng)升級跟操作系統(tǒng)升級非常的類似。很多看起來非常花哨的功能，在實際工作中很少用到。單從日常工作來說，Windows98已經(jīng)可以滿足日常辦公的需要。所以沒有必要冒這么大的風險、花這么大的精力去追求那些看起來比較時髦、但是沒有實際作用的功能。

　　這家企業(yè)就犯了這個錯誤。在升級之前，沒有認真評估新版本的功能對于企業(yè)是否有用，就冒然進行升級。在升級后才發(fā)現(xiàn)，新版本的功能并不能夠?qū)ζ髽I(yè)帶來多大的價值。也就是說，過去幾個月在升級上所花的精力都浪費掉了，而且還帶來了一些不必要的風險。

　　筆者認為，企業(yè)在升級之前，最好先了解新舊版本在功能上的差異，特別是要評估一下新版本的功能能否為企業(yè)帶來一定的利益。如果能夠在很大程度上改善企業(yè)現(xiàn)有的管理，或者說某項新功能剛好可以彌補當前的不足，那么就可以考慮升級。相反，如果新版本的新增功能對于企業(yè)來說，可用可不用的，那么就沒有必要對此進行升級。也就是說，筆者認為在升級的時候，要看中其實際可能帶來的價值。而不應(yīng)該看重形式。

　　二、要評估新舊版本在操作上的差異。

　　有些系統(tǒng)在升級之后，雖然其本質(zhì)的內(nèi)容沒有變化，但是在外觀界面和操作上會有很大的差異。這個差異可能導(dǎo)致用戶無所適從。拿一個簡單的操作系統(tǒng)的例子來說。XP操作系統(tǒng)與Vista操作系統(tǒng)，雖然同樣是微軟的產(chǎn)品，但是其在操作界面上有很大的變化。雖然微軟一向強調(diào)Vista的操作如何的直觀，但是仍然讓很多習慣XP系統(tǒng)操作的用戶，在Vista系統(tǒng)面前卻步。即使有了很多年XP操作系統(tǒng)使用經(jīng)驗的用戶，仍然無法使用Vista操作系統(tǒng)。

　　其實這種情況不僅在操作系統(tǒng)上可以碰到，在ERP系統(tǒng)升級的時候會遇到。有些ERP系在升級換代的時候，可能在功能上沒有多大的改善，但是在界面與操作上卻會有天翻地覆的變化。特別是在從C/S到B/S模式轉(zhuǎn)變的過程中，這個更加的明顯。遇到這種情況時，不少用戶就會感到迷茫。對于舊版本操作很熟練的用戶，在遇到新版本時，也會不知道如何操作，從而導(dǎo)致工作效率降低，甚至出現(xiàn)誤操作，從而給企業(yè)帶來不必要的損失。

　　為此筆者認為，企業(yè)項目管理員在升級之前，需要先對新版本的操作層面進行評估。看看新舊版本的操作界面、操作方式上有沒有明顯的變化。然后根據(jù)變化的程度分別采取不同的培訓措施。如果變化大的話，那么就需要考慮到其可能會帶來的一系列風險。這個因素有時候也要加入到評估是否需要升級的決定中去。在ERP系統(tǒng)升級的時候，不變應(yīng)萬變，還是蠻有道理的。當界面操作出現(xiàn)比較大的變化時，一定要加強對用戶操作的培訓，特別是對于一些容易出現(xiàn)錯誤的地方。同時需要加強對系統(tǒng)的檢測，追蹤是否有錯誤的操作。

　　三、選擇系統(tǒng)升級的時機。

　　在系統(tǒng)升級的時候，即使準備工作做的最好，也往往會出現(xiàn)一些意外情況。為此筆者認為，不僅要認真考慮是否需要對系統(tǒng)進行升級;同時也要考慮，如果需要升級的話，在什么時候?qū)ο到y(tǒng)進行升級比較好。對于這個系統(tǒng)升級的時間，筆者有兩個建議。

　　一是最好選擇企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)比較空的時候。不少的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營都會有一些周期性的變化。如對于一些外貿(mào)五金工具企業(yè)來說，往往7-11月份是其生產(chǎn)銷售的旺季。那么此時最好不要將系統(tǒng)升級的時間安排在這個時候。因為系統(tǒng)升級本身就是一件麻煩的時候，不能夠再給企業(yè)忙中添亂。而且當用戶一忙的時候，就必然會放松對數(shù)據(jù)的核對工作。此時如果萬一用戶的操作有什么不熟練的地方，出現(xiàn)差錯用戶也難以發(fā)現(xiàn)。所以最好將系統(tǒng)升級的時間定在企業(yè)的生產(chǎn)淡季，避開企業(yè)的高峰期。這也是為了保證新舊系統(tǒng)交替的穩(wěn)定性。

　　二是需要考慮升級的內(nèi)容。如前段時間由于新企業(yè)會計制度的執(zhí)行，不少ERP軟件公司都對ERP系統(tǒng)的財務(wù)模塊進行了升級。由于其變動比較大，ERP軟件公司不是將其當作補丁來處理，而是當作一個新的版本。對于這種情況，什么時候升級比較好呢?由于財務(wù)模塊的內(nèi)容有其獨特的特點，即往往強調(diào)一個會計年度政策的穩(wěn)定。為此對于業(yè)務(wù)性比較強的ERP軟件升級，有時候還需要考慮其業(yè)務(wù)的特殊性。像這種情況，最好能夠再年底完成系統(tǒng)的升級工作。然后在年初可以利用新的財務(wù)核算流程來統(tǒng)計業(yè)務(wù)。這就可以免掉不少的麻煩，如后續(xù)政策變更的麻煩。同時，這也是跟企業(yè)的實際業(yè)務(wù)操作流程相符的。因為大部分企業(yè)涉及到財務(wù)政策的變更，也往往選擇在下一個會計年度實施。否則的話，需要增加許多額外的調(diào)整工作。

　　總之，這個系統(tǒng)升級的時機也非常重要。除了以上兩點之外，還需要注意一點。即當舊版本的系統(tǒng)還沒有穩(wěn)定，那么千萬要注意不要急著升級系統(tǒng)。否則的話，那將是一件很糟糕的事情，很容易導(dǎo)致ERP項目中途流產(chǎn)。

　　四、不要急著升級。

　　說句實在的話，新版本的ERP系統(tǒng)難免會存在一些漏洞。像微軟這么大的企業(yè)，其也需要不斷的發(fā)補丁來彌補新版本系統(tǒng)的開發(fā)漏洞。所以ERP企業(yè)開發(fā)的新版本中，也往往存在一系漏洞。這些漏洞可能企業(yè)自己測試很難發(fā)現(xiàn)，只有企業(yè)用戶在使用的過程中逐漸發(fā)現(xiàn)并報告給軟件公司。故那些第一批使用新功能的用戶，很可能成為了軟件公司的“小老鼠”，成為他們的試驗品。

　　筆者在項目實施的過程中，從來不推薦用戶在ERP新版本剛面世的時候就進行升級。一般來說，如果企業(yè)有升級的需要，也推薦他們在第二個或者第三個版本出現(xiàn)的時候再進行升級。企業(yè)沒有必要為軟件公司去測試ERP系統(tǒng)是否存在漏洞。等到第二個或者第三個補丁出來之后，一些系統(tǒng)新版本的漏洞也發(fā)現(xiàn)并彌補的差不多了，此時再進行升級，就可以減少由此帶來的損失。要知道，通常情況下ERP軟件公司是不會為此帶來的損失進行買單的。

　　總之，筆者認為在ERP系統(tǒng)升級的時候，不要太過于注重形式。或者簡單的認為，新版本肯定是好的。其實對于企業(yè)來說，沒有最好的說法。只要適合企業(yè)的、能夠滿足企業(yè)當前需求的，都是好的。等到企業(yè)發(fā)現(xiàn)ERP現(xiàn)有的功能無法滿足企業(yè)管理的需要了，再去考慮進行系統(tǒng)升級也來得及。

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