OA辦公系統成功實施的五大建議

我國信息化建設在近年來取得了顯著成就，OA辦公系統也得到了越來越多的重視。如今，OA辦公系統不僅是諸如公文流轉、收發文管理、檔案管理、會議安排、文獻檢索、電子表格等這些非結構化數據的自動化處理和交換過程，更是科學的管理思想在先進的技術手段下的物化。如何讓OA辦公系統蘊含的管理思想在企業中成功落地，實施是一個關鍵環節。

　　在行業內成功應用率排第一的萬戶在OA辦公系統實施上無疑最有發言權。自1998年成立以來，萬戶已為三千多家企業和政府提供了軟件技術服務，其中包括解放軍某部、伊利集團、東風汽車、西藏電信、北京住房公積金管理中心、松下、信誠人壽、榮事達、美特斯邦威、萬科房產、美菱、江淮汽車、古井集團、安徽省人民政府等，其優秀的產品是成功應用的根本，而完善的實施是有力保障。如何讓OA辦公系統得到更好的實施，萬戶對廣大用戶給出了以下建議：

　　領導重視

　　在萬戶看來，領導重視是辦公自動化工作能夠有序推進的根本。在企業OA辦公系統安裝、培訓、試運行、和正式運行的過程中，企業領導應給予極大關注和指導，帶頭參加培訓和使用OA辦公系統。各部門負責人應積極配合，明確專人對接，加快了辦公自動化網絡的建設與推進，并組織部門員工主動參與培訓。通過集中學習，個人自學等形式，既可以提高干部員工的計算機和OA辦公系統的操作使用能力，又增強了干部員工的信息化意識，推進組織信息化建設的進程。

　　硬件投入

　　硬件投入是OA辦公系統能夠有效推進的基礎。為進一步提高企業的辦公自動化水平，企業應為各部門配齊辦公電腦及相關辦公設備，甚至需要為管理人員配備智能移動終端，讓移動辦公普及開來。同時，為有效推進辦公自動化工作，企業還應為OA辦公系統配備專門的系統管理員，具體負責企業OA辦公系統的日常維護工作。在此基礎上，每個部門最好再指定一名部門管理員，由企業集中進行培訓，再由部門管理員對本部門人員進行傳授，確保了辦公自動化工作有效推進。

　　制度健全

　　制度健全是辦公自動化工作能夠穩步運行的關鍵。企業應建立健全與辦公自動化相適應的相關管理制度，規范辦文流程;明確相關表單的審批程序;明晰用戶的權限、責任和義務。同時，企業還應出臺文件管理、存檔以及系統管理等方面的文件，如明確規定除對外申報材料，內部文件一律不得再以紙質文件印發，通過企業對辦公自動化工作的有效管理，保證了辦公自動化工作的持續推進。

　　分步實施

　　一般用戶都覺得，既然付了這么多錢，那便多要些東西，所以系統功能要求得比較多而全。但萬戶建議，為了確保項目的順利實施，以及實施和推廣的效率，務必要先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設計相對簡單的工作流程作為初期實施功能。如郵件系統、企業的公告、論壇、文檔資料的授權等信息發布性質的功能、以及一些簡單的流程等。

　　用戶培訓

　　培訓有兩個方面：一是系統管理員的培訓;二是普通用戶的培訓。系統管理員的培訓非常重要，因為系統管理員對系統各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統實施效果產生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統出現問題時具備分析與處理的能力，以保證系統正常運行。另外，培訓最好采用講解培訓與解決運行中出現的問題交替進行的方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統。

　　在當前大的經濟環境下，眾多企業都希望運用信息化手段來提升競爭力，OA辦公系統成為首選。但選擇了一個滿意的OA辦公系統之后，項目的實施便變得十分關鍵。連續3年獲得中國軟件協會優秀軟件產品稱號的萬戶正是在提供優秀產品之后，在實施上用心為用戶著想，才能讓OA辦公系統在用戶日常運營中得到成功應用，發揮出了最大價值。

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