OA從初入市場，到慢慢被認可，被廣泛認可，其發展已日趨成熟，當一個新生事物等得到發展后就會從起初的不完善慢慢成熟進步，然后繼續創新，如今的OA功能已經向外無限化延伸，在最初的文檔管理、信息發布、通訊管理、基礎辦公管理的基礎上融合了流程管理、知識管理、項目管理、人力資源管理，甚至客戶關系管理、費用管控。可是就在廠商如火如荼的以大而全的功能占領市場制高點的同時，用戶層面的OA系統卻猶如一潭死水，紋風不動。　　

據調查統計發現，OA辦公產品的應用率不足55%。很多CIO們經過前期周密的選型、產品對比，購買了相對滿意的產品，可在實施之后確遇到了讓人尷尬的局面：用的很少，導致OA產品的應用價值大打折扣。那么如何才能讓OA系統快速運轉起來呢？解決這個問題并不難，只需要找出企業日常辦公中最常用而又存在重大問題的事務活動，讓OA來輔助解決這些問題，那么快速加速OA高效運轉的竅門也就浮出水面了。　　

來看下傳統辦公中的景象：許多人員拿著紙張表單，利用手工傳遞的方式，一級一級審批簽字，工作效率非常低下，對于統計報表功能則需財務人員一張張表單的數據查找、核對、計算。可見，流程發送與協作基本上是機構日常辦公中最常見的辦公事務，可無論是傳統的口頭告知還是書面規范都或多或少存在一定的弊端，口頭告知因為過于隨意容易引發責任推諉、書面規范又因為過于呆板造成費時費力。那么OA能否幫助解決這些問題呢？　　

OA系統中的工作流模塊正是彌補了現實中的缺陷，通過計算機程序再造了辦公中的工作流程，讓流程變得既規范又具有一定的柔性、靈活性。采用OA工作流程管理，使用者只需在電腦上填寫有關表單，系統會按照定義好的流程自動往下跑，下一級審批者將會收到相關資料，并可以根據需要修改、跟蹤、管理、查詢、統計、打印等，大大提高了辦公效率。　　

其實在協同OA這個大的工作平臺上，工作流好比是遍布周身的細小脈絡，正是這些不斷流動的脈絡驅動著整個平臺的有序運轉。因此，工作流便成為OA高效運轉的加速器。同時各大廠商也紛紛在工作流應用上發力：華天動力拋出強調智能、強調數據整合的2.0工作流概念；泛微認為流程E化在企業中的應用價值在于把企業中很多不知道找誰處理的和需要“跑路”的活兒變得智能化和簡單化；賽飛軟件強調今后工作流將是協同時代的核心應用，只有以工作流為核心不斷加強對OA系統的升級、改進，讓OA系統日趨完美，才能給用戶帶來更多便捷與驚喜。　　

為了能讓用戶更加深入細致的了解流程管理，筆者在以上廠商產品之中選取了從業時間較長、資格較老的賽飛軟件SOFFICE5網絡辦公系統，對其流程管理功能進行了細致試用，以解析如何通過流程管理來加速OA運轉。　　

雖然是簡單的初步試用，但因為其工作流程配置自帶有先進工作流生成器及可視化的業務流程建模，所以很容易上手，可實現流程的隨意定制和自由搭配；另外他還具有強大的工作流程監控能力，可實現任務改派、工作流終止及流程超時處理等靈活操作；同時，還支持在WEB工作流頁面進行安全的手寫電子批注、加蓋電子印章等操作。　　

1、多種組合方式配置流程　　

在SOFFICE5系統中流程流轉不僅可以基于用戶名稱，也可基于用戶角色。當綁定用戶角色的時候，可將此角色的流程流轉歷史信息傳承到每一位在崗人員，此崗位就不會因人員流失、交替而導致崗位數據的隔斷。流程配置基本包含表單定義、節點定義、流程定義三個步驟。在SOFFICE5網絡辦公系統流程管理中進行表單定義時，用戶可以選擇已備份好的表單直接導入，也可在表單編輯器中進行圖形化的可視化操作，所見即所得編輯表單。SOFFICE 5系統流程管理基本分為自由流程和固定流程兩種，但又可隨意組合。如在固定流程里選擇開啟可編輯便可自由設置流轉步驟。自由流程用戶根據當前處理步驟來決定下一步該流轉給誰處理，靈活性強；固定流程由用戶預定義流轉步驟，并且流程定義時可進行級別和方案套用。這之中值得指出的是級別套用，即流程自動根據內部人事圖譜進行判斷并尋找下一個審批人員，極大的方便了流程的配置。　　

2、以流程運轉加速OA高效運轉　　

SOFFICE5網絡辦公系統工作流程的發送與接收對傳統繁復的工作流程進行精簡，減少任務流轉時間耗損，有效提高工作效率，可以滿足企業中各種協同、審批、請示和報告等工作需要。發送流程　　

發送流程時用戶只需選擇好相應的表單名稱后，填寫表單內容，按確定按鈕發送，系統則會根據相應的流程步驟按部就班的執行。對于自由流程，選擇好相應的表單后，可自行設置流程的步驟，并且接收人也可根據情況設置下一步的流程。　　

接收流程　　

在接收到固定流程后可進行加蓋印章、手寫批注、處理通過、禁止通過、中止流程、自由流轉等流程處理項；當接收到自由流程后，做出處理后再設置好相應的下一流程步驟后，該流程將按照所設置的下一流轉步驟進行表單流轉。　　

流程監控　　

在SOFFICE5網絡辦公系統流程運轉過程中還可對流程進行監控，有權限的用戶可以查看所有流程的詳細流轉信息，并且可以對未處理的流程步驟進行催辦或轉移處理的操作。這樣使流程流轉更加地透明，體現了協同辦公的理念。　　

流程評分　　

在流程管理中，不僅可以查看到流程的發起人、類型、發起時間、狀態及流轉步驟，流程發起人員還可以對已經流轉結束的流程進行評分，為考評工作提供科學依據。　　

流程回收　　

流程回收既體現了流程管理的靈活性，又準確貼合了用戶的日常使用習慣。流程回收主要用于兩種情況：第一當流程發起人員填寫了表單但暫時又不想發送流程時，選擇暫存后當前流程便回收到草稿箱中，便于日后發起；第二當流程發起人發送流程后，但下一位審批人員長時間沒有進行處理，此時流程發起人便可以將流程回收到草稿箱中編輯再重新發送。　　

專業報表統計　　

專業的報表數據可以為決策者決策提供科學的支持。在SOFFICE5系統中流程流轉結束后可對流程中表單數據進行統計，統計結果可是圖表顯示、可導出為Excel、也可制作專業報表。擁有報表查看權限的人員可在此進行報表查看，并可根據其條件進行數據查詢。　　

當越來越多的流程在OA系統里運轉起來后，由工作流引發的齒輪效應將帶動其它功能都有效運轉起來，溝通協調、信息集成、知識沉淀、項目協作、業務合作等等，從而加速整個OA系統的運轉速度。　　

工作流為OA系統運轉注入了活水，帶動OA系統高效運轉。在更深層次意義上，OA系統高效運轉又可以直接為決策層提供更多科學的決策依據，從而推動整個組織走上更高效的運營軌道。